コミュニケーションツールの使い分け

世の中で意識しているようで案外意識されていないと思われるのがコミュニケーションツールの使い分け。

コミュニケーションツールには、

　　ショートメール

　　Ｅ－メール

　　ＳＮＳ（ＴｗｉｔｔｅｒやＦａｃｅｂｏｏｋなど）

　　ブログ

　　グループウェア

などがあります。

ショートメールは、短文の連絡事項の伝達には便利ですが、詳細な内容を書き込むには不向きなので、Ｅ－メールを利用するわけです。

Ｅ－メールだと図面や資料などを添付する事もできるので、ショートメールと比べて大量の情報を伝達する事が出来るので、組織やグループ内での情報共有という目的でニュースグループやメーリングリストというものが利用されていた事もあります。

ところが、それではメールの受信トレイに不要なメールを含め、大量のメールが溜まってしまって大切なメールを見落としてしまう危険性が出てきました。

本来メールは１対１のコミュニケーションツールであり、不特定多数へ向けた情報発信ツールではありません。

そこで、新たな情報共有の手段として発展してきたのがＳＮＳやブログというわけです。

現在ではＳＮＳも大量のデータを扱う事が出来るようになりましたが、基本はショートメール同様、短文の連絡事項の伝達ツールであり、詳細な情報はブログを使って共有すると言うのが本来の使い方です。

メールとの大きな違いは、一方的に送りつけるのではなく、情報を欲する人が能動的にアクセスするという事で、見たくない情報はスルーできる、つまり受け取る側が情報を取捨選択する自由があるという事です。

そして、これらの様々なコミュニケーションツールを特定の組織内で利用する仕組みがグループウエアという事になります。

それぞれのツールの特徴を理解して、賢く使い分けする事がこれからの時代には必要なのではないかと私は思っています。